Para asegurarse de que una contabilidad está libre de errores y se lleve correctamente, las grandes empresas realizan auditorias, algo a lo que están obligadas por ley, pero hay una serie de controles que pueden realizar los administradores o contables de pymes, para ver de una manera rápida la fiabilidad de una contabilidad.
- Balance de sumas y saldos o de comprobación
Una empresa que lleva de manera incorrecta su contabilidad no supera la prueba de un balance de sumas y saldos, ya que con este informe contable rápidamente se pueden detectar partidas contrarias a su naturaleza y otro tipo de errores. Aunque conviene aclarar que la mera existencia de clientes con saldo acreedor o proveedores con saldo deudor no implica necesariamente que exista un error, ya que puede haber un proveedor o un cliente con abonos pendientes.
- Contrastar el endeudamiento de los pasivos bancarios con la CIRBE
Con un certificado digital podemos obtener la CIRBE de la empresa, donde podemos ver los pasivos bancarios de la sociedad comunicados al Banco de España, por las entidades financieras con las cuales la empresa está endeudada. Esto es de gran utilidad para contrastar la integridad de las cuentas del pasivo con entidades de crédito, aunque hay que tener en cuenta que pueden existir pequeñas diferencias, ya que las entidades financieras no están obligadas a declarar créditos por importe inferior a 6.000 euros.
- Congruencia entre la contabilidad y los modelos tributarios presentados
En algunas contabilidades se presentan impuestos y luego se eliminan o modifican apuntes contables que han generado estas liquidaciones. Este es un error muy grave que puede acarrear problemas con la Agencia Tributaria. Además se pueden perder deducciones de IVA soportado, si por ejemplo se contabilizan facturas de proveedores o acreedores en un periodo cuya liquidación ya se ha presentado y no se tienen en cuenta en la siguiente presentación.
- Revisión de la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación
Si no se sabe dónde contabilizar un apunte, suele acabar utilizándose esta cuenta. El buen contable la revisará periódicamente y aplicará las partidas que hubiera podido registrar en esta cuenta, pero en una contabilidad mal llevada esta cuenta se puede utilizar demasiado, alterando la imagen fiel de la sociedad.
- Revisión de las conciliaciones bancarias
Los saldos de las cuentas corrientes bancarias y las pólizas de crédito deben coincidir con su reflejo contable, por lo que llevar al día las conciliaciones bancarias minimizará los errores. Si se tienen controladas estas cuentas, se tendrá controlada una parte muy importante de la contabilidad.
- Realización de arqueos de caja
Los arqueos de caja pueden ayudar a detectar errores, ya que, si no cuadra el dinero que hay en la caja con el que debería haber, o bien falta dinero o faltan justificantes o facturas. Si se realiza diariamente, será más fácil acordarse si se produce algún descuadre.
- Revisión de las cuentas de partidas pendientes con socios y administradores
Es conveniente revisar las cuentas del empresario con la empresa y viceversa, sobre todo en las empresas más pequeñas, donde es más habitual que se mezclen gastos personales con empresariales.
- Revisar los cuadros de amortización
La correcta amortización del inmovilizado puede afectar no solo al resultado de la empresa, sino al impuesto sobre beneficios. Asegurarse de que se están amortizando correctamente todos los inmovilizados es otro punto clave de control.
- Recuento de existencias
Un deficiente control de las existencias puede suponer importantes pérdidas por hurtos o deterioros. Comprobar que las existencias físicas coinciden con las del sistema de información de la empresa es otro punto que se debe verificar.
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